Электронная трудовая книжка: что это такое и как на нее перейти

С 2020 года россияне получили возможность отказаться от бумажной трудовой книжки и вести всю историю своей трудовой деятельности в электронном виде. Сегодня этот формат становится все более востребованным, особенно среди тех, кто часто меняет место работы, устраивается дистанционно или не хочет хранить важные документы на бумаге. Разберем подробно, что такое электронная трудовая книжка (ЭТК), зачем она нужна, как на нее перейти и какие плюсы и минусы есть у нового формата.

Что это такое?

ЭТК – это цифровая замена привычной бумажной книжки. В ней записывается личная информация гражданина (ФИО, дата рождения, СНИЛС) и все данные, связанные с его трудовой деятельностью (сведения о приемах на работу, переводах, увольнениях (с указанием оснований), занимаемые на каждом месте должности). Вся эта информация в защищенном виде хранится в СФР РФ.

В ЭТК пока не заносятся сведения о поощрениях, наградах, сезонных или вахтовых работах. Вся эта информация сохраняется только в бумажном варианте, если он ведется.

Электронная VS бумажная трудовая книжка: ключевые отличия

На первый взгляд ЭТК дублирует данные из бумажного документа, но между ними есть принципиальные отличия:

	Бумажная ТК	Электронная ТК
Формат хранения	На бумаге, у работника	В цифровом виде, в базе СФР
Доступ	Только лично	Через Госуслуги, МФЦ, СФР
Риски потери	Можно потерять или повредить	Хранится в защищенной системе
Внесение данных	Кадровик вписывает данные вручную	Данные автоматически передаются в СФР
Данные до 2020 года	Содержится в бумажной	Отображается, если перенесена
Доступ к выписке	По запросу у работодателя	Онлайн за несколько минут

Кто обязан переходить на ЭТК?

В 2025 и 2026 году обязательный переход на ЭТК в России не предусмотрен. Трудовой кодекс предлагает работнику самому определиться, какая у него будет трудовая книжка – бумажная или цифровая.

Но есть одно важное исключение: все, кто начал трудовой стаж после 1 января 2021 года, автоматически получают только ЭТК. Если же у вас уже есть бумажная ТК, вы можете оставить ее как основной документ либо в любое время подать заявление о переходе на цифровой формат.

Переходим на ЭТК: пошаговая инструкция

Процесс перехода занимает несколько дней и выглядит так:

Шаг 1. Подача заявления работодателю. Сотрудник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя с просьбой перейти на электронный формат трудовой книжки.
Указывать нужно ФИО, должность и дату перехода. Во многих организациях форма уже встроена в программы, например в 1С:ЗУП.
Шаг 2. Проверка данных в бумажной книжке. Перед передачей информации в СФР кадровик сверяет даты приема и увольнения, должности и другие записи, чтобы избежать ошибок.
Шаг 3. Подача отчета в СФР. После принятия заявления работодатель передает сведения в СФР. Для этого используется форма СЗВ-ТД, в которой указываются сведения о сотруднике и дата перехода на ЭТК.
Шаг 4. Внесение записи в бумажную книжку. Работодатель делает отметку о переходе на электронную форму и выдает бумажный документ сотруднику на руки. На все это дается не более 3 рабочих дней.
Шаг 5. Проверка, корректности информации в ЭТК. После перехода вы можете убедиться, что все данные появились в системе, заказав выписку из ЭТК.

Проще всего оформить выписку через Госуслуги, но можно обратиться в офис СФР или любой МФЦ, а также к своему работодателю.

Преимущества ЭТК

Для работников	Для работодателей
упрощенное взаимодействие с госорганами; быстрый доступ к сведениям о стаже; защита данных от потери или порчи.	меньше бумажных документов; удобная отчетность в цифровом виде; снижение рисков ошибок при учете данных.

Еще один важный плюс ЭТК для сотрудника – при запросе пособий, пенсий или других выплат не нужно предоставлять бумажные документы, соответствующие органы запросят данные сами.

Есть ли у ЭТК недостатки?

Несмотря на очевидные преимущества, у цифровой формы есть и несколько минусов:

информация о наградах и поощрениях пока не вносится в электронную книжку;
стаж до 2020 года необходимо подтверждать бумажным документом;
при обнаружении ошибок в сведениях нужно обращаться в СФР для исправления.

Кроме того, для кадровиков переходный период оказался сложным – им приходится вести обе версии одновременно, если часть сотрудников оставила бумажные книжки.

Что делать, если вы обнаружили ошибки в своей ЭТК?

Иногда при переходе на электронную трудовую книжку возникают неточности – например, неправильно указана дата или должность. В этом случае нужно:

Обратиться к последнему работодателю с просьбой скорректировать данные.
Если компания ликвидирована – подать заявление в СФР РФ.
При необходимости приложить копии документов, подтверждающих стаж (приказы, трудовой договор и т. д.).

СФР проверит информацию и внесет исправления в базу.

Как работодатель узнает, есть ли у сотрудника ЭТК?

Самостоятельно проверить, оформил ли работник ЭТК, работодатель не может. Эта информация доступна лишь самому гражданину. Поэтому при приеме на работу сотрудник должен предоставить в отдел кадров либо бумажную книжку (если у него нет ЭТК) или выписку СТД-Р/СТД-СФР (если ЭКТ есть). Если ничего из этого нет, работодатель может принять человека, но при оформлении выплат или пособий сведения о стаже все равно потребуются.

В интернете распространяются слухи о том, что с января 2026 года кадровые работники могут больше не вести бумажные трудовые тех, кто не сделал официальный выбор в пользу этого формата ТК. Эта информация ошибочна – если сотрудник не перешел на ЭТК, нужно продолжать вести бумажный вариант документа. Конкретных сроков полного перехода на электронный формат ТК пока нет, хотя раньше и предполагалось, что это случится к 1 января 2027 года.

Можно ли вернуться к бумажной книжке?

Если вы уже перешли на электронную форму, вернуться обратно нельзя.
Но при желании можно запросить бумажную выписку из ЭТК, заверенную СФР – она имеет такую же юридическую силу, как оригинал.

Бумажные трудовые книжки неизбежно канут в Лету, хоть срок полного отказа от них пока и не определен

Что в итоге?

Переход на ЭТК – логичный шаг в цифровом развитии кадрового учета. Электронный документ делает взаимодействие между работником, работодателем и государством проще, быстрее и безопаснее.

Хоть пока переходить на ЭТК не обязательно, но уже сейчас очевидно, что со временем именно цифровой формат станет основным. Если вы еще не решились, стоит задуматься: электронная версия не только экономит время, но и гарантирует сохранность вашего трудового стажа на долгие годы.